Nuevas funciones NemoPilots 9. Facturación por horas

Facturación por horas

Desde finales de invierno de 2014, en la versión 8.45 NemoPilots permite la facturación por horas de determinadas zonas del puerto.

Para configurarlo debe indicar desde la tabla de tarifas (dentro de la relación de albaranes) una tarifa especial para esta zona, indicando además del precio base, que esta zona tiene un recargo por horas, como se indica en el ejemplo.

De este modo, indicando luego en el libro de servicio cuándo empieza y acaba el servicio, NemoPilots calculará automáticamente el importe de la factura.

Tutorial: Envíenos su Zona de Alarma, nosotros haremos el resto.

Qué es una zona de Alarma

Con las zonas de alarma, no solo podemos visualizar las zonas clave de nuestro puerto y ver que ocurre en ellas, sino que, además, también podemos programas alertas para ellas. 

Si un usuario quiere que AISonline le avise cuando un buque entra o sale del puerto, del fondeadero, de una zona de navegación restringida o simplemente cuando el buque se aproxima a puerto, con las zonas de alarma y los avisos ahora es posible.

Activar los avisos de las Zonas de Alarma 

Usted puede establecer un aviso desde opción "Alarms · Edit or Add notifications" en la parte superior derecha de la pantalla de AisOnline.

Se abre un pantalla donde podremos ver o editar de forma fácil las alarmas que tenemos activas, o añadir nuevas. Para añadir una nueva escoja "Add Notification".

Aquí indique para cual de las zonas de la lista que se muestra quiere activar el aviso y si quiere que nos avise cuando el buque entre en la zona, salga o ambas. Por defecto nos mandará los avisos a la dirección de email. Configurando este mail en su iphone o smartphone android obtendrá avisos en tiempo real. 

Si decide tener AISonline permanente en pantalla también puede activar el sonido, de modo que cada vez que un barco entre o sale de zona se le avise con un sonido. Para esto no olvide que no podrá cerrar aisonline nunca en ese equipo.

Como añadir nuevas Zonas de Alarma

Si su zona de alarma no se encuentra en la lista de zonas, usted tan solo debe mandar un mail a sac@nemosoft.es especificando la zona de alarma que desea añadir georeferenciada. Nuestros técnicos se encargarán de procesarla y darla de alta.

Si no se dispone de una georeferencia de las zonas, una buena alternativa es dibujarlas con el Google Earth. Es tan sencillo como abrir el Google Earth y dibujar un polígono en el mapa.

Para ello, usaremos la opción de añadir polígono.

Nos aparece una ventana donde escribiremos el nombre de la zona que vamos a dibujar. Es recomendable cambiar los colores y la opacidad de las líneas y el área, tal y como se muestra en la siguiente foto.

Sin dar a aceptar, haga clic en un punto del mapa y verá como aparece dibujado un punto, según vaya añadiendo puntos, se va creando un polígono. Cuanto más se ajuste a la realidad la forma y ubicación del polígono, más exacto será el aviso del AISonline. Con el polígono ya dibujado, pulse  "Aceptar" y guarde el polígono en la lista "mis lugares" en el menú izquierdo del programa. 

Para enviarla, haga clic derecho sobre el nombre del polígono que acabamos de crear y seleccione la opción "Guardar lugar como". Elija donde la quiere guardar y póngale un nombre identificativo.

¡Listo! Envíela como archivo adjunto en un mail a sac@nemosoft.es, indicando el puerto y una descripción de la zona y por qué es importante y nuestro equipo la procesará y se encargará de cargarla para que esté disponible desde AISonline.

Nueva función de listas negras en AISonline

Desde hoy AISonline implementa una nueva funcionalidad para gestionar las listas negras de buques de Paris MoU (Memorandum of Understanding in Port State Control), Tokyo MOU y la Coast Guard americana.

Tanto los buques como aquellas banderas de conveniencia (en el caso de USCG), que han sido baneados por estas organizaciones:

• En la carta aparecen pintados de color negro
• En la target list aparecen los primeros de la lista
• Al hacer clic sobre ellos en la ficha de buque se mostrará las listas en las que han sido baneados

En el ejemplo, el MRW Lorelei, que actualmente se encuentra en el astillero de Sines y que fué baneado en la lista de Paris MoU el pasado 28/02/2013.

En la actualidad trabajamos para incorporar otras listas, incluso de algunas organizaciones no gubernamentales, como Greenpeace.

Tutorial: Zonas de alarma en AISonline 3

En AISonline 3 hay varias zonas predefinidas (puertos, fondeaderos, ríos, áreas restringidas y peligrosas…) estas zonas suelen aparecer dibujadas en la carta de su puerto.

Si no aparecen, en el menú View-Shown Areas puede marcar aquellas que le interesen.

Ud. puede hacer que suene un pitido y/o que el sistema le envíe un mail cada vez que un blanco entre o salga o ambas cosas de una de éstas zonas.

Todo esto se gestiona desde el menú Alarms à Edito or add notifications.

Active y desactive alarmas desde estas opciones para familiarizarse con la función de Alarmas de AISonline (es bastante intuitiva y se explica por si misma).

Truco: No olvide comprobar que el sonido de su PC funciona correctamente para recibir las alarmas sonoras.

Si activa las alarmas de modo que AISOnline le envíe un mail cada vez que un blanco entre o salga de una zona puede encontrase con un montón de mensajes en su bandeja de entrada.

Para solucionarlo le recomendamos que cree un filtro de correo. A continuación le indicamos cómo hacerlo, 

Crear una carpeta para guardar los mensajes de aisonline.

Lo primero que debemos hacer es crear una nueva carpeta dentro de la bandeja de entrada. Las instrucciones son diferentes dependiendo del programa de correo que use:

A)   En Outlook Express, colóquese en la carpeta “Bandeja de entrada” y escoja “Archivo à Nuevo à Carpeta”. En cada programa de correo se hará de una forma diferente, pero en todos existe la posibilidad de crear una carpeta nueva, incluso en el webmail.

B)   En Outlook (a secas) haga clic con el botón derecho sobre la carpeta y luego “Nueva Carpeta”.

C)   En el webmail de Arsys pulse en configuración à Carpetas y luego sobre el signo + abajo a la izquierda.

 Crear una regla para trasladar todos los mensajes que lleguen deAISonline a esta nueva carpeta

Casi todos los clientes de correo tienen una opción que se llama “filtros de correo” o “Reglas” o algo similar. Lo mostramos en varios clientes de correo.

A) En Outlook Express

1.-: Herramientas à Reglas de Mensaje à Correo

2.- En esta pantalla Añadir una nueva Regla, pulsando Nueva

3.- Escoger en 1. la primera opción “La línea De contiene nombres de personas”

4.- Pulsar en la subrayada del cuadro inferior “3. Descripción de la regla” y poner “AISonline” (tenga cuidado no cometer errores al teclear la palabra AISonline)

5.- Escoger en 2. “Moverlo a la carpeta especificada”.

6.- Pulsar en la zona azul subrayada “especificada” del cuadro 3. y escoja la carpeta que creó en el punto anterior (debería llamarse AISonline si ha seguido bien las instrucciones).

7.- Ponga un nombre ala regla en el cuadro 4. Por ejemplo. “Mover los mensajes de AISonline a la carpeta AISonline”

El resultado debería ser algo como esto, 

  

Una vez terminado,  

8.- pulse Aceptar y luego Aplicar Ahora…

9.- En esta ventana escoja la nueva regla que ha creado y en la opción Aplicar a la carpeta escoja “Bandeja de entrada”. Pulse Aplicar ahora.

La regla moverá los mensajes viejos que hay en la carpeta de entrada a la carpeta AISonline. A partir de este momento todos los mensajes que lleguen del usuario AISonline serán movidos a esta carpeta. Recuerde que debe consultar esta carpeta para ver los mensajes de AISonline a partir de ahora. No los busque en la “Bandeja de entrada”.

De este modo tendrá una traza de todos los buques que entran o salen de su puerto que podrá consultar en cualquier momento.

En Outlook (a secas) y en el webmail se hace de modo similar. Practique creando algunas reglas. Siempre podrá borrarlas si no le convencen.

Truco: Ud. puede refinar estas reglas, creando carpetas, por ejemplo, para todos los mensajes referidos a un determinado fondeadero o a un determinado puerto, de modo que en cada carpeta se guarden sólo los mensajes de ese puerto o esa zona.

Si la zona que le interesa no está creada en AISonline, contacte con el equipo de soporte en sac@nemosoft.es para que añadamos esta zona.

No olvide suministrarnos:

-         coordenadas del punto central y rango para las áreas circulares ó

-         esquina superior izquierda e inferior derecha para las áreas rectangulares ó

-         latitud y longitud de todos los puntos que componen el polígono que desea trazar.

Tutorial. Cómo crear facturas de abono

Puede que en alguna ocasión necesite crear una factura de abono o rectificativa para corregir algún error cometido en una factura anterior, ya enviada y detectado por Ud. o por el consignatario con porterioridad al envío.

Mediante el siguiente tutorial paso a paso le enseñamos a hacerlo,

1.- Lo primero que debe hacer es crear la factura, para ello pulse el botón del bebé desde la Relación de Facturas. Aparecerá una factura nueva completamente vacía.Como ve, en el ejemplo, el sistema ha creado la siguiente factura en secuencia de la serie 0 del año 2013.

2.- Las facturas de abono deben tener una numeración diferente (una serie diferente) a la serie que se usa habitualmente para las facturas. Ud. Puede elegir la serie que quiera (entre el 1 y el 9). Imagine que va a elegir el 2 para las facturas de abono. Sólo tiene que borrar el numero de factura y escribir un 2 y NemoPilots buscará el siguiente número en secuencia para la serie 2. Como puede ver en el ejemplo, ya había 23 facturas de abono anteriores en el año 2013 y por eso NemoPilots ha puesto el número 2-13-00024.

3.- Complete el resto de la información de la cabecera: consignatario, armador, si lleva IVA o IGIC, etc...

4.- Marque la casilla "Es una factura de abono/personalizada". Cuando lo haya hecho podrá indicar el nombre del buque (antes no). No olvide indicar el grupo si quiere incluirla en alguno de los grupos existentes (Lo normal es que este tipo de facturas no pertenezcan a ningún grupo).

5.- Rellene la factura indicando la cantidad, concepto, precio...

6.- Rellene la casilla observaciones (importante para las facturas de abono) e inserte una fila en la lista de vencimientos. El importe de los vencimientos debe coincidir con el importe total de la factura.

7.- Finalmente cierre la ventana y compruebe que la factura aparece en la lista de facturas en el mes y año indicados. Desde la misma lista de facturas podrá imprimirla o enviarla.

Tutorial. Cómo facturar a un sólo consignatario

Nos cuenta un cliente que normalmente hacen una facturación mensual, pero que en ocasiones ciertos consignatarios les piden que les facturen en cualquier momento del mes.

Con este tutorial paso a paso veremos la forma más rápida de hacerlo:

1.- Entrar en albaranes y aplicar un filtro por el consignatario deseado, haciendo clic con el botón derecho sobre el nombre del consignatario en cuestión y eligiendo la opción "Filtro por selección".

Al hacerlo aparecen seleccionadas únicamente las maniobras de ese consignatario.

2.- Poner la marca de validado de todas las maniobras de este consignatario que se desee facturar, marcando la primera columna, rotulada con "V".Cuando acabe no olvide retroceder un mes atrás por si hubiese alguna maniobra del mes anterior (por ejemplo, si la entrada ha sido en noviembre y la salida del buque en diciembre)

3.- Salga de albaranes y abra la pantalla de facturas. Pulse el botón de facturar.
Cómo el botón de facturar sólo factura los albaranes previamente validados y Ud. ha validado sólo los albaranes del consignatario que le interesa, sólo se harán facturas de ese consignatario.

4.- En la casilla "servicios entre las fechas" indique la fecha del primer servicio (recuerde que NemoPilots interpretará esa fecha a las 0 horas). Le recomendamos que ponga una fecha de hace tres o cuatro meses, para que se "arrastren" todos los buques que hayan podido estar en puerto tres o cuatro meses. en la casilla "y" ponga un día más de la fecha actual (recuerde, que las fechas se interpretan siempre a las 0 horas).

5.- Finalmente indique el grupo o remesa en el que quiere que se agrupen todas estas facturas. Crear un grupo cada vez que factura tiene múltiples ventajas, ya que luego puede tratar todas las facturas de un grupo de forma consolidada.

6.- Pulse ACEPTAR y se crearán las facturas.

7.- Aún hay algo que hacer antes de imprimirlas o enviarlas por correo. Pulse el botón de "Grupos de Facturas". Se mostrará la lista de grupos de facturas.

El grupo recién creado será el primero de la lista. Haga doble clic a la izquierda, en el selector de registro para abrir el nuevo grupo y cambie:

• el nombre poniendo un nombre más descriptivo

• Si quiere cambiar la fecha de emisión de las facturas, poniendo a todas la fecha del grupo pulse el botón "cambiar fecha emisión de las facturas". (Normalmente la fecha de emisión que pone NemoPilots a las facturas es la misma que la fecha de salida del buque).

• Si quiere cambiar la fecha de vencimiento de las facturas (normalmente la fecha de vencimiento se ha calculado a partir de la fecha de salida del buque), para que esta coincida con la nueva fecha de emisión, pulse el botón "Cambiar el vencimiento".

8.- Finalmente imprima o envíe las facturas. Para imprimirlas puede usar el botón de imprimir dentro del grupo de facturas. Si desea enviarlas por correo debe cerrar todas las ventanas, hasta llegar a la relación de facturas y desde ahí pulse el botón de imprimir. 

Tutorial. Cómo usar los filtros

Cuándo hay largas listas de registros, cómo en Albaranes, Facturas o en la Base de Datos de Buques, Ud. podrá buscar o seleccionar sólo una parte de estos registros. Para aprender cómo se usan los filtros usaremos la base de datos de buques.

Al entrar, en la parte inferior se indica el número de buques que hay en la base de datos.

Si Ud. sólo quiere, por ejemplo, buscar los ferrys, haga clic sobre un buque cuyo tipo sea ferry, colóquese justo sobre la palabra ferry y haciendo clic con el derecho indique Filtro por selección. Con esta orden sólo se ven los ferrys. Observe lo que se indica en la parte inferior de la pantalla ahora.

Para quitar el filtro, haga clic sobre cualquier lado con el derecho e indique Quitar filtro u ordenar.

Si hubiese escogido Filtro excluyendo la selección se hubiesen mostrado todos los buques, excepto los ferrys.

Esta misma opción la puede usar, por ejemplo, en la lista de albaranes o de facturas para seleccionar todos los buques de un consignatario o todas las operaciones de un mismo buque (si filtra por su nombre o su IMO). Los filtros se pueden usar desde todas las listas de cosas que muestre NemoPilots.

Imagine que quiere obtener una lista de buques cuyo nombre empiece por MSC, para ello haga clic con el derecho sobre el nombre de un buque cualquiera y escoja Filtrar por: y en la caja escriba MSC*. El asterisco es un carácter comodín y se puede poner al principio, al final o en ambos lados:

Pruebe como ejercicio a escribir estos filtros. No olvide quitar el filtro antes de activar uno nuevo. No olvide quitar el filtro al final:

*tosa*

*Prince*

*sea*

Si desea obtener una lista ordenada por cualquier valor, haga clic sobre ese valor, pulse con el derecho y escoja orden ascendente  u orden descendente. Por ejemplo, ordene en descendente por GT, luego quite el filtro y ordene en descendente por eslora. Si ordena en descendente por "Última Op"., verá cuales han sido los últimos buques en llegar a puerto. Si ordena en descendente por "Ops." verá cuales son los buques que han venido con más frecuencia.